Biura open space stanowią zdecydowaną większość krajobrazu firm oraz korporacji działających w Polsce, jak i za granicą. W wielu przypadkach ich struktura oraz ogólny wygląd są do siebie bardzo zbliżone. W skrócie: open space to duża przestrzeń, na której znajdują się biurka, krzesła i fotele, są umieszczone niezbędne sprzęty (komputery, ekrany, drukarki), są wydzielone drogi komunikacyjne, a całość oddzielają mniejsze oraz większe ścianki.

Taki sposób aranżacji przestrzeni do pracy ma wiele pozytywnych aspektów, ale niesie za sobą również kilka wad. O jednych i drugich (a także, jak sobie z nimi poradzić), opowiemy sobie w dalszej części tego wpisu.

Jakie zalety niesie za sobą praca w otwartych przestrzeniach biurowych?

Pozbycie się ścian i praca w tzw. modelu open space daje wiele korzyści. Biura oferujące pracę w otwartej przestrzeni sprawiają, że poszczególni pracownicy są lepiej zintegrowani, częściej ze sobą współpracują, a także są zdecydowanie bardziej otwarci na innych.

Tego typu sposób organizacji środowiska w biurze wpływa również na efektywność samej pracy. Bowiem znaczącej poprawie ulega m.in. ich elastyczność, a nawet motywacja.

Wyeliminowanie ścian dzielących poszczególnych pracowników, jak i całe zespoły, znajduje swoje odzwierciedlenie również w sposobie komunikacji. W biurach open space przebiega ona zdecydowanie płynniej – jest sprawniejsza, szybsza i rzadziej dochodzi do nieporozumień.

A co z wadami? Co z biurami open space jest nie tak?

Jednak opieranie pracy swojego biura na open space’ach nie jest wyłącznie “usłane różami”. Poza całym wachlarzem pozytywnych aspektów, które wpływają na poprawę pracy organizacji, niesie za sobą również pewne zagrożenia. Do głównych czynników, które stanowią poważny problem i wyzwanie dla licznych organizacji, zaliczamy, chociażby: hałas, ograniczony dostęp do światła słonecznego, czy wreszcie – brak bardziej prywatnej przestrzeni do pracy. Poniżej znajdziesz dokładne omówienie każdego z nich.

Zbyt głośnie dźwięki otoczenia

Jednym z głównych czynników, na które zwraca uwagę zdecydowana część pracowników, jest wszechobecny hałas. Toczące się wokół rozmowy, nieustannie dzwoniące telefony, a do tego dźwięki urządzeń takich, jak drukarki czy kserokopiarki.

To właśnie one są jednym z kluczowych powodów niepozwalających się skupić, a co za tym idzie – znajdujących swoje odzwierciedlenie w widocznym pogorszeniu jakości pracy.

Ograniczony dostęp do naturalnego światła

Większość biur zaaranżowanych jako open space charakteryzuje się stosunkowo dużą powierzchnią oraz tym, że okna (a co za tym idzie – dostęp do światła słonecznego), znajdują się wyłącznie z 1 lub maksymalnie 2 stron pomieszczenia.

Takie rozlokowanie przekłada się na mocne ograniczenie dostępu do słońca, czyli także konieczność doświetlania pomieszczeń przy użyciu sztucznych i nie tak optymalnych źródeł światła. 

Brak przestrzeni tylko dla siebie

Powiedzmy sobie szczerze – od czasu do czasu każdy pracownik choć przez chwilę chciałby pobyć sam. Z jednej strony może potrzebować wyciszenia i pracy w pełnym skupieniu. Z drugiej natomiast – musi wykonać kilka ważnych telefonów lub odbyć spotkania online.

Jeżeli w firmie nie ma przestrzeni, w której mógłby się odciąć od całej reszty – może na tym ucierpieć nie tylko jego samopoczucie, ale również jakość i sprawność wykonywanych obowiązków.

Co zrobić, aby biuro open space było przyjaznym miejscem pracy?

W procesie zmierzającym do wyeliminowania opisanych powyżej zagrożeń, a co za tym idzie – znaczącym poprawieniu samopoczucia oraz jakości pracy osób zatrudnionych w Twojej firmie, pomogą Ci następujące kroki:

• Po pierwsze – należy skupić się na poprawie komfortu akustycznego. W tym celu warto rozważyć wdrożenie systemu maskowania dźwięków, przenieść głośne urządzenia z dala od pracowników (np. do osobnych pomieszczeń). Trzeba także pochylić się nad ogólną organizacją, kulturą i zasadami pracy, które wyeliminują ryzyko, że poszczególni pracownicy będą sobie nawzajem przeszkadzać.
• Po drugie – warto dopilnować, aby każdy z pracowników, przez maksymalną ilość czasu, mógł pracować przy towarzystwie naturalnego światła słonecznego. Niestety, o ten aspekt należy zadbać zazwyczaj już na etapie projektowania przestrzeni biurowej.
• Po trzecie – warto wydzielić dodatkowe przestrzenie, które będą przeznaczone dla osób chcących popracować w ciszy i spokoju. Mogą one przyjąć formę małych salek, nieco większych biur czy gabinetów lub po prostu specjalnych budek, które będą odpowiednio wyciszone i pozwolą na działanie w pełnym skupieniu.

Zobacz również:

• Rośliny antysmogowe i absorbujące toksyny. Przegląd 7 naturalnych sposobów oczyszczania powietrza.
• Zielone biurowce — dlaczego warto w nie inwestować?
• Warszawski rynek nieruchomości biurowych: jak wygląda teraz i co czeka go za kilka lat?

Materiał źródłowy:

When the walls come down How smart companies are rewriting the rules of the open workplace